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¿Debo expedir constancias anuales por salarios?

Hasta la legislación vigente en 2013, el Artículo 118 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) previó que una de las obligaciones de los patrones era la de “proporcionar (a los trabajadores) constancias de remuneraciones cubiertas, de retenciones efectuadas y del monto del impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que les hubieran deducido en el año de calendario de que se trate”.

 

Dichas constancias, señalaba la disposición, debían proporcionarse a más tardar el 31 de enero de cada año.

 

Estas constancias podían expedirse ya fuera en el formato 37, o bien, utilizando la impresión de los anexos de la Declaración Informativa Múltiple, la cual se presentaba durante el mes de febrero de cada año.

 

A partir de la reforma a la Ley del ISR en vigor a partir de 2014, se eliminaron las obligaciones de presentar la declaración informativa, así como la expedición de constancias de salarios a los trabajadores. Esto en virtud de que ahora los datos que se incluían en la declaración informativa, se estarían informando a través del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con Complemento para Nómina.

 

Si bien la autoridad seguiría recibiendo la información sobre los pagos realizados a los trabajadores y los impuestos retenidos, la ley ya no prevé que se expida una constancia de percepciones a los trabajadores.

 

A través de artículos transitorios se estableció la obligación de continuar cumpliendo las obligaciones de presentar informativas y expedir constanticas durante los años 2014 a 2016.

 

Esto significa que, a partir de 2017, ya no existe la obligación de expedir las constancias a los trabajadores, por ende, la obligación tampoco existe para 2018 ni para 2019.

 

Esta situación puede provocar algunas confusiones en la práctica, puesto que los trabajadores pueden estar esperando recibir un documento por parte de la empresa donde consten los pagos y retenciones realizados durante el ejercicio de forma que ellos estén en condiciones de compararlo con los datos cargados en su declaración anual, o bien, simplemente para su archivo financiero personal.

 

Dada que esta puede ser una costumbre arraigada en diversas empresas, una posible acción por parte de los patrones es expedir un reporte individualizado por persona, en donde consten las percepciones y retenciones de impuesto que se efectuaron a cada trabajador durante el ejercicio.

 

En este caso, será necesario que se coteje que los datos contenidos en ese reporte, correspondan a CFDI de nómina que hayan sido timbrados, pues la información que obra en poder del SAT sobre esos pagos y retenciones es únicamente aquella que está timbrada.

 

Es conveniente que antes de que termine el ejercicio los patrones constaten que las nóminas están correctamente timbradas y que estén en condiciones de emitir estos reportes individualizados por trabajador.

 

 

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